PENDAHULUAN
Kondisi usaha dibidang cetak mencetak belakangan ini menghadapi situasi yang sangat dilematis yaitu adanya perkembangan teknologi informasi yang sangat berpengaruh pada proses dan peralatan produksi atau tetap bertahan dengan peralatan/mesin-mesin yang dimiliki saat ini.
Dua kondisi diatas tidak mudah untuk dipilih ataua diselesaikan oleh pengusaha, karena dengan mengikuti perkembangan teknolgi berarti harus melengkapi peralatan/mesin-mesin yang baru dan mempersiapkan tenaga SDM dengan kompetensi yang memadai untuk mengoperasikan peralatan canggih tersebut, atau bertahan dengan teknologi lama/konvensional dengan peralatan dan mesin-mesinnya?. Kedua hal diatas tidak mudah dan tidak murah untuk diselesaikan oleh pengusaha karena keduanya memerlukan dana yang cukup besar. Belum lagi masalah pada mesin-mesin lama yang ada serta tenaga SDM yang selama ini telah mengabdi diperusahaannya dengan mengoperasikan mesin-mesin lama.
Dengan kondisi perekonomian yang belum membaik benar, perkembangan teknologi utamanya IT yang sangat pesat, tampak adanya gejala yang kurang sehat yaitu adanya persaingan bisnis (termasuk didalamnya persaingan bisnis grafika/percetakan). Perusahaan grafika yang hidupnya mengandalkan order dari luar (semacam usaha jasa terutama pada order-order oplah kecil, model banyak dirasa cukup berat, karena teknologi baru seperti digital printing dapat menyelesaikan order kecil, model banyak, warna proses dalam waktu yang lebih cepat). Sehingga perusahaan percetakan konvensional harus bekerja extra keras untuk memperoleh order pesanan barang cetakan agar mesinnya tetap produksi demi kehidupan perusahaan. Bahkan tidak jarang mereka akan berusaha keras untuk mendapatkan order/pesanan dengan cara apapun (bahkan dengan cara-cara yang kurang terpuji, apabila dipandang dari sudut agama hal itu dianggap melanggar, namun kadang-kadang di mata bisnis hal tersebut sudah menjadi suatu kelayakan).
Lain halnya dengan perusahaan grafika yang sudah mapan (artinya perusahaan itu memiliki penerbitan sendiri atau mempunyai pelanggan tetap atau tergabung dalam satu group usaha), maka perusahaan itu lambat laun akan mengembangkan usahanya, menata menejemennya dan menyempurnakan teknis produksinya, sehingga akan mampu bersaing dengan usaha sejenis lainnya.
Sejalan dengan judul artikel diatas, pada terbitan kali ini penulis mengangkat satu topik yang kadang-kadang dilupakan oleh para pengelola dan pemilik perusahaan, bahwa dengan usaha meningkatkan efisiensi kerja akan dapat memberikan sumbangan solusi memecahkan masalah besar perusahaan yaitu mempertahankan hidup dan eksistensi perusahaan dengan tetap adanya order-order/pesanan yang menjadi sumber kelangsungan hidup perusahaan.
Yang perlu diingat dan diperhatikan oleh para pengusaha percetakan adalah, agar diusahakan menyerahkan pesanan hasil cetakan dalam : jumlah yang tepat sesuai pesanan, mutu yang baik sesuai standard mutu dan disepakati pemesan, dan kalau mungkin dengan harga yang wajar.
Untuk dapat mewujudkan ketiga hal tersebut, maka perusahaan percetakan harus memperhatikan permasalahan utamanya, yaitu “peningkatan mutu /kualitas barang cetakan”. Kualitas cetakan dapat meningkat apabila perusahaan itu dapat mengoptimalkan aspek-aspek yang dimiliki perusahaan, yaitu: menejemen yang dapat menunjang efisiensi kerja, sistem produksi yang tepat, peralatan yang memadai dan terjaga, penguasaan teknologi dan kompetensi SDM yang memadai, dll.
Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa, kualitas cetakan yang baik/tinggi dapat dicapai apabila dicetak dengan mesin/peralatan yang baik kalau mungkin modern dan canggih. Tetapi haruslah disadari secara seksama bahwa hasil cetakan yang baik sebenarnya terletak pada manusianya (yang terlibat langsung maupun tidak langsung dengan proses produksi) dan bukan dari kecanggihan mesin cetaknya, karena mesin hanyalah sebagai alat produksi, bukan penentu untuk menghasilkan kualitas yang tinggi tersebut.
Bahkan dari pengalaman dan dalam pengamatan, dengan ketidakseimbangan -nya antara kecanggihan mesin cetak dan tenaga operator/manusia yang mengoperasikan mesin tersebut, akan menghasilkan cetakan yang tidak efektif, atau sebaliknya dengan tersedianya tenaga yang sangat ahli yang mengopersikan peralatan yang konvensional, maka hasil cetaknyapun tidak efektif pula. Oleh karena itu, keefektifan hasil cetakan hanya dapat dicapai apabila ada keselarasan dan keseimbangan antara kecanggihan mesin/peralatan cetak dengan kemampuan/keahlian operator dalam penguasaan pengoperasian mesin-mesin tersebut.
Dari data tentang ketenagakerjaan bidang grafika menunjukkan bahwa rata-rata sumber daya manusia (SDM) grafika yang tersedia, dari fasilitas pendidikan grafika yang ada serta tingkat pendidikan SDM yang bekerja di percetakan, masih belum menunjukkan tanda-tanda akan dapat mendukung perkembangan percetakan di Indonesia, sehingga tidak jarang terlihat pada perusahaan percetakan yang besar-besar dan berproduksi untuk diekspor, posisi-posisi vital dijabat oleh tenaga asing (mungkin dari Jepang, Korea, China atau bahkan dari Eropa), yang tentunya fasilitas dan jaminan yang diterima oleh para tenaga asing juga sangat menggiurkan, sungguh terlihat sangat tragis.
KIAT-KIAT UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA.
Efisiensi kerja adalah salah satu cara solusi untuk meningkatkan efektivitas perusahaan, karena dengan meningkatnya efektivitas perusahaan, akan dapat mendorong untuk mampu berkompetisi dengan perusahaan sejenis, bahkan akan dapat memenangkan persaingan, yang akhirnya perusahaan itu akan mampu berkembang dengan sehat.
Beberapa kiat untuk solusi masalah efisiensi kerja itu meliputi : perbaikan internal manajemen, mengikuti perkembangan teknologi cetak, meningkatkan kemampuan/ketrampilan/keahlian SDM dan ketepatan penggunaan peralatan/ mesin-mesin.
- Perbaikan internal manajemen, diantaranya dengan perencanaan atau
mungkin penataan ulang mesin-mesin produksi, dengan memperhatikan :
- Flow produksi searah, yaitu: peletakan mesin searah dengan arus proses produksi.
- Memperhatikan perkembangan perusahaan, yaitu dengan menyediakan lahan kosong guna perluasan produksi, sehingga dengan tersedianya lahan kosong tersebut tidak akan merubah flow produksi yang sudah terlebih dahulu tertata.
- Tempat produksi sebaiknya tembus pandang dan sentral di tengah, dengan menempatkan pekerja / karyawan di tengah / sentral agar mudah dalam memonitor dan menempatkan barang produksi di bagian pinggir.
Perencanaan gedung percetakan yang baik akan berpengaruh kepada :
1). Posisi mesin dapat diatur sesuai proses produksi;
2). Alur/flow proses produksi dapat disusun searah;
3). Pengaturan data proses produksi lebih mudah, sehingga tanggung jawab meningkat;
4). Perluasan usaha perusahaan tidak harus merubah posisi / susunan / lay-out awal;
5). Pengawasan karyawan lebih mudah;
6). Pengurangan biaya produksi;
7). Lingkungan lebih baik dan sehat (sirkulasi udara baik);
8). Letak ruang kantor, produksi dan direksi lebih baik;
9). Penempatan gudang bahan baku, hasil produksi terencana baik;
10). Lalu lintas karyawan baik/tidak terkesan mondar-mandir sehingga dapat meningkatkan pengawasan;
11). Penerangan dapat diatur dan disesuaikan dengan keperluan produksi dan administrasi.
- Kiat kedua untuk membangun dan mengembangkan perusahaan percetakan dengan melengkapi dan mengikuti perkembangan teknologi dan peralatatan produksi. Tujuan utama perkembangan teknologi adalah meningkatkan produktivitas, meningkatkan mutu produksi, memperpendek waktu produksi, yang akhirnya meningkatkan profit perusahaan, sehingga pemilihan teknologi yang tepat akan sangat menguntungkan bagi perusahaan yang bersangkutan.
Yang perlu diperhatikan adalah pemilihan mesin produksi yang tepat guna dan berhasil guna (efektif dan efisien) disesuaikan dengan kriteria order/ pesanan (misalnya : besarnya oplah, tingkat mutu yang diharapkan, jangka waktu produksi yang disediakan pemesan, jenis bahan baku cetak, tingkat kesulitan proses produksi dari order, jumlah warna dan lintasan, ketersediaan bahan di pasaran, dan satu hal yang sangat penting untuk dipertimbangkan adalah tersedianya tenaga ahli yang mampu mengoperasikan mesin dan sistemnya.).
Sebaliknya pengadaan mesin yang hanya berdasarkan tersedianya dana belaka dan tidak dibarengi dengan data-data konkrit terhadap volume, jenis pekerjaan yang memadai, maka akhirnya akan meningkatkan biaya produksi, sehingga mendatangkan kerugian bagi perusahaan.
- Kiat ketiga adalah Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan komponen produksi yang sangat vital, karena suatu perusahaan yang mampu melengkapi dengan cukup sumber daya mesin, tetapi tidak dibarengi dengan kemampuan/ketrampilan/keahlian SDM yang memadai sesuai komposisi peralatan, maka yang terjadi adalah kerugian yang cukup besar, misalnya : waste bertambah, mutu produksi menurun, kapasitas produksi menurun, komplain bertambah sehingga kemungkinan terjadi pemutusan pesanan, dan lebih fatal lagi mesin yang sangat mahal harganya akan cepat rusak.
Karena itu, SDM yang baik, yang mampu menunjang perusahaan, seperti:
- Mempunyai motivasi kerja yang tinggi demi perusahaannya;
- Memiliki rasa memiliki dan kecintaan yang tinggi terhadap perusahaan nya;
- Memiliki jiwa kepemimpinan, sehingga dapat meningkatkan tanggung jawab;
- Membentuk kelompok kerja yang harmonis yang mampu meningkatkan etos kerja;
- Mempunyai hubungan yang baik antara sesama karyawan dan dengan atasan, sehingga akan tercipta situasi kerja yang kondusif , yang akan meningkatkan produktivitas perusahaan sehingga diharapkan kesejahteraan bersama dapat di tingkatkan;
- Mempunyai keinginan dan kesanggupan untuk memperdalam/ mengembangkan kemampuannya (sebagai generasi pengganti dimasa depan);
- Menguasai teknologi produksi secara utuh.
- Kiat ke empat adalah tersedianya data produksi yang teratur, rapi, lengkap dan akurat, karena data produksi dibutuhkan untuk memberikan informasi pada pemantauan barang yang “ belum, sedang dan akan diproduksi “ sekaligus untuk mengetahui tersedianya bahan baku di gudang, persediaan barang jadi di gudang yang mungkin dapat dikirim terlebih dulu ke pemesan.
Selain pentingnya informasi data produksi diatas, laporan data produksi yang lengkap, berkesinambungan, cepat dan akurat akan sangat memudahkan pemantauan ketersediaan barang oleh semua pihak, antara lain untuk bagian marketing, bagian produksi, bagian pembelian, bagian distribusi maupun pimpinan perusahaan.
Data produksi dapat berfungsi optimal apabila :
- Menejemen internal baik, situasi kerja baik, proses produksi normal ;
- Laporan dari setiap unit kerja akurat, tepat dan tidak fiktif;
- Laporan tersusun sistematis, kronologis, artinya laporan tersusun dari awal proses yaitu dari keluarnya barang baku dari gudang, kemudian laporan penggunaanya dari setiap unit kerja mulai dari persiapan produksi, produksi dan penyelesaian produksi (tercatat jumlah yang jadi dan yang rusak), sampai pada produk akhir atau hasil cetakan (finished good)
- Tentunya pengerjaan dan pengolahan datanya harus cepat, tepat waktu dan akurat.
- Kiat berikutnya adalah penguasaan teknologi cetak secara utuh.
Penguasaan teknologi cetak tidaklah cukup hanya menguasai mengenai proses produksi cetaknya saja, melainkan harus memahami pula pengetahuan dalam bidang : persiapan produksi (pre-press), penyelesaian (finishing) maupun menguasai teknologi yang berkaitan dengan bahan baku cetak misalnya: kertas, tinta, dan bahan pendukung produksi, seperti air pembasah, pelat cetak, blanket, bahan pencampur air, alat ukur & alat pengendali mutu.
Dengan penguasaan teknologi cetak secara utuh ini, akan memudahkan untuk mencari solusi terhadap permasalahan yang terjadi selama proses produksi secara cepat dan tepat. Yang sering terjadi, pemecahan masalah dilakukan dengan mencoba dan mencari (trial and error), sehingga sering muncul masalah yang baru, paling tidak dengan trial and error akan menambah besarnya waste/insit atau kerusakan bahan.
Implementasi penguasaan teknologi secara utuh adalah, bahwa SDM grafika harus memahami berbagai aspek teknis sebagai berikut :
- Bahwa secara teknis produksi (utamanya pada teknik cetak ofset), mutu barang cetakan ditentukan oleh : kertas cetak, tinta cetak, air pembasah, kondisi mesin cetak dan kemampuan/ketrampilan operator.
- Dari aspek kertas, SDM harus tahu : sistem pembuatan kertas, jenis dan berat kertas, kerataan/kehalusan permukaan kertas, tingkat putihnya warna kertas/brightness, arah serat kertas yang benar pada saat kertas dicetak untuk mengetahui arah pengembangannya, tebal kertas untuk bahan pengaturan skala tekanan cetak, sistem penyimpanan, dll.
- Dari aspek tinta cetak, SDM harus tahu : sistem pembuatan tinta, jenis-jenis tinta, warna tinta, kekentalan/viscositas, kelengketan/ tackyness, daya alir tinta/ink-flow dan sifat tixotrophy (sifat yang kental dan diberikan tekanan/gerakan akan menjadi cair), kesesuaian antara kekentalan tinta dengan jenis permukaan kertas, dll.
- Dari aspek air pembasah, SDM harus tahu : air baku, sistem pembasahan, bahan aktif permukaan, nilai asam dan nilai basa, nilai air pembasah yang ideal dan bagaimana cara mendapatkannya, pengendalian keasaman air, pengukuran keasaman, pengaruh air/asam terhadap kertas, pelat, hasil cetakan, dll
- Dari aspek kondisi mesin cetak, SDM harus tahu : konstruksi dasar mesin cetak ofset, spesifikasi teknis mesin cetak ofset lembaran atau gulungan, sistem operasi, konstruksi sistem penintaan, sistem pembasah, sistem pemasukan kertas, sistem pengaturan skala tekanan cetak dan sistem perawatan, dll.
- Dari sisi SDM, harus memiliki kemampuan mengevaluasi jenis order, memahami bahan baku cetak, sistematika urutan kerja, sistem pengendalian mutu dan penanggulangan masalah (trouble shooting), dll
Kedua penampang mesin cetak ofset diatas untuk mengopersikan nya memerlukan ketrampilan dan kemampuan masing-masing, sehingga SDM harus selalu meningkatkan kemampuan dan ketrampilan agar mampu mengoperasikan mesin cetak yang semakin canggih.
MASALAH UMUM MENEJEMEN PERCETAKAN DI INDONESIA :
- Terlalu cepatnya kemajuan teknologi grafika dibandingkan dengan kemajuan kemampuan sumber daya manusianya. Apabila diibaratkan perbandingan antara kemajuan kemampuan SDM dengan perkembangan teknologi seperti seorang tukang becak yang menggenjot becaknya ingin mengejar mobil BMW yang sedang melaju. Mengapa demikian? karena perkembangan teknologi grafika dan peralatan datang dari negara maju yang sudah serba canggih, sedangkan kemampuan SDM Indonesia adalah hasil dari budaya dan usaha pendidikan di Indonesia yang penuh dengan permasalahan dan keterbatasan. Permasalahan intern dan ekstern perusahaan dan keterbatasan lembaga pendidikan grafika untuk menghasilkan lulusan yang belum langsung siap pakai dengan teknologi yang dihadapinya.
- Kurangnya kader-kader SDM yang berpotensi di bidang percetakan. Terlalu panjang untuk diuraikan mengapa generasi muda (selepas SMU) yang nilai IQ nya tinggi tidak ada yang berminat terjun dalam bidang percetakan dan memilih bidang-bidang yang diyakini lebih bergengsi dan dapat menjamin masa depannya, misalnya masuk ke kedokteran, perbankan, hukum, dll. Sedangkan yang dengan sadar masuk dan menggeluti bidang grafika adalah mereka-mereka yang umumnya tingkat IQnya pada tingkat lebih bawah, sehingga akhirnya SDM grafika sulit mengikuti perkembangan teknologi yang menuntut kecerdasan yang tinggi. Kalaupun ada beberapa SDM yang mumpuni bahkan pernah mengenyam pendidikan ke luar negeri, enggan untuk menularkan keahliannya dibidang pendidikan dan lebih senang terjun ke bidang bisnisnya yang tentunya sangat menjamin kehidupannya.
- Kebanyakan SDM percetakan tanpa mempunyai latar belakang pendidikan grafika tidak akan dapat menguasai masalah cetak mencetak secara utuh.
Disisi lain, SDM yang tidak mengenyam pendidikan grafika secara formal, karena kegigihan, minat dan cintanya serta mau dan mampu mengembangkan dirinya pada bidang grafika, berhasil menguasai masalah cetak mencetak secara utuh. Mengapa mereka tidak menempuh pendidikan grafika formal, karena beberapa faktor, misalnya ketiadaan dana pendukung serta lembaga pendidikan grafika sangat terbatas jumlahnya belum menjangkau seluruh penjuru tanah air, lagi pula masih terbatas pada SMK dan D.III (ini baru ada 3 lembaga), dibarengi dengan kemampuan melaksanakan pendidikan teori dan praktek sangat terbatas.
- Menejemen keluarga menjadi menejemen profesional. Suatu hal yang sangat ironi bahwa menejemen keluarga berubah menjadi menejemen profesional. Kondisi demikian disebabkan oleh sebagian besar (mungkin sekitar 90%) perusahaan percetakan milik swasta, dan sebagian besar lagi swasta pribadi (keluarga). Akibatnya pengaturan, pengelolaan diatur dan dikuasai oleh keluarga/pemiliknya, yang tentunya pengisian posisi potensial lebih mementingkan keluarganya dari pada orang luar keluarga walaupun orang tersebut memiliki potensial untuk mengembangkan usahanya.
Insya Allah semoga bermanfaat.
Oleh : H.Soebardianto
Pengajar pada Sekolah Tinggi Media Komunikasi Trisakti
Pengajar pada Politeknik Negeri Media Kreatif, Jakarta
