PENGANTAR
Dalam berbagai kesempatan berdiskusi dan seminar, topik ini menjadi semakin hangat bahkan melibatkan berbagai pihak yang terkena dan merasa dampak akibat dari kegiatan “standardisasi proses produksi cetak” ini, mengingat standardisasi bidang grafika menyangkut kalangan dan kelompok pengusaha yang sangat beragam.
Standardisasi didalam proses produksi secara umum amat penting dan perlu dilakukan bahkan kaidah-kaidah yang menjadi unsur penting didalam standardisasi ini segera dibakukan agar dapat memperlancar proses produksinya, lagipula dengan distandardkannya komponen, unsur-unsur, faktor- faktor produksi ini maka akan menghasilkan produk yang mutunya standard pula.
Dalam dunia cetak mencetak yang berdemensi sangat tinggi ini, ada dua aspek yang sangat penting saat memproduksi suatu barang cetakan, yaitu bahwa seseorang atau kelompok atau asosiasi yang berkecimpung di industri cetak mencetak, bagaikan ia berdiri tegak dengan satu kaki kiri berdiri di industri grafika/industri jasa yang melayani keinginan pemesan demi mencapai kepuasan pelanggan, sedangkan satu kaki kanan berdiri di industri pabrikan/manufacturing yang harus memproduksi massal sesuai dengan kriteria mutu, waktu dan jumlah pesanan.
Kondisi demikian menjadi akibat dari industri cetak mencetak yang masuk didalam kelompok perusahaan yang “JOB-ORDER” artinya bahwa suatu perusahaan percetakan berproduksi berdasarkan pada pesanan, sehingga pemesan sangat berpengaruh didalam menentukan jalannya proses produksi, menentukan waktu produksi bahkan unsur kualitaspun ikut menentukan. Dengan intensnya pemesan terhadap barang cetakan pesanannya, maka usaha untuk melakukan standardisasi proses produksi cetak menjadi lebih rumit dan akan melibatkan kalangan yang lebih luas.
Apa dampak industri cetak mencetak yang memproduksi barang cetakan berdasarkan keinginan pemesan? Bahwa perusahaan itudalam memproduksi berdasar kepada kriteria jenis pesanan, sehingga perusahaan harus menyesuaikan jenis teknologinya, jenis teknik produksinya, alat produksi, bahan produksi, proses produksi, jadwal produksi dan bahkan kualitas hasil produksinya.
Dengan adanya kondisi demikian, maka tidak ada satu perusahaan percetakanpun yang mampu mencetak semua jenis barang cetakan, hal ini sebagai akibat dari banyaknya model, jenis, ukuran, jumlah, waktu produksi yang bermacam-macam dan berbeda sekaligus keinginan pemesan yang sangat beragam. Apabila perusahaan akan menerima semua jenis order dan pesanan dari masyarakat, maka perusahaan ini harus melengkapi semua alat produksi yang diperlukan untuk memproses jenis pesanan tersebut.
Gambar diatas memperlihatkan sebagian kecil dari jenis barang cetakan yang ada ditengah masyarakat. Setiap perbedaan ukuran, bahan, bentuk, kualitas, oplah menuntut penanganan yang berbeda baik pada teknik produksinya, alat produksi, waktu penyelesaian, bahkan masalah tambahan apabila dikaitkan dengan keinginan pemesannya.
Akibat dari tidak lengkapnya peralatan yang ada di suatu perusahaan percetakan, maka satu-satunya cara adalah membentuk kelompok, komunitas ataupun konsorsium yang saling kerjasama untuk menerima dan memproses barang cetakan tsb. Namun demikian, perlu adanya kesepakatan, perjanjian atau agrement antara produsen dengan konsumen, sehingga aspek-aspek dan alat-alat produksi yang dimiliki produsen mampu menghasilkan produk yang sesuai dengan kesepakatan antara produsen dan konsumen, baik dalam ketepatan waktu produksi, mutu produksi dan bahkan mungkin nilai atau harga dari order tersebut.
Dari gambaran tentang sifat produk barang cetakan, maka produk grafika ini tergolong dalam “produk non-standard”, artinya produk yang dibuat atas dasar pesanan baik dalam hal : mutu, jumlah, bentuk, dan waktu penyerahan, dll, juga menjadi hambatan khusus dalam menentukan standard suatu produk grafika., sebagai akibat dari adanya perbedaan persepsi dari konsumen terhadap suatu barang cetakan. ( Misalnya: di pabrik kertas diproduksi bermacam-macam jenis dan ukuran yang disesuaikan dengan kepentingan konsumen/masyarakat, seperti kertas HVS diproduksi ada yang beratnya 60 gr, 70 gr, 80 gr, 100 gr setiap meter perseginya, kemudian ada bermacam-macam jenis karton, jenis kertas dengan berbagai ketebalan dan gramaturnya, disesuaikan dengan keinginan pelanggan atau pasar).
Dalam memproduksi produk yang non-standard itu, industri grafika memerlukan peralatan-peralatan tambahan, setiap pesanan yang berbeda memerlukan penanganan yang berbeda, dalam penggunaan peralatan, proses produksi, jenis bahan, bentuk, mutu, ketepatan waktu, dll. Sehingga standarisasi dibidang grafika menjumpai hambatan dalam menetapkan : mutu bahan, kondisi peralatan, jenis proses produksi, jenis teknik produksi, waktu produksi, tingkatan mutu dan nilai/harga pada setiap jenis order/pesanan, dan mungkin pula keahlian dan ketrampilan SDMnya.
Hal ini terutama diakibatkan karena pengaruh dan adanya keinginan pemesan yang berbeda-beda dan tingkat kepuasan pelanggan sangat bervariasi, serta kondisi perusahaan secara umum tidak sama.
LANGKAH USAHA MENUJU STANDARDISASI PROSES PRODUKSI.
Pada kesempatan penerbitan kali ini judul ”standardisasi” belum akan membahas tentang standardisasi seperti yang diatur didalam ISO yang menyangkut seluruh aspek produksi dan yang berkaitan dengan produksi, tetapi akan dibatasi pada usaha-usaha teknis produksi cetak(lebih khusus lagi tentang teknis produksi dibidang teknik cetak ofset lembaran/sheet fed offset), untuk membantu memberikan masukan kepada pengusaha khusus perusahaan percetakan ofset yang akan merintis perusahaannya untuk melengkapi dan meningkatkan posisinya menjadi perusahaan yang memiliki standard ISO.
Sebelum membahas aspek teknis produksi, dikemukakan tentang pengertian standard, aspek apa saja dalam pengertian standard dan apa pentingnya adanya standard.
Standard, adalah sesuatu yang didirikan/ditentukan/dibentuk oleh pihak otoritas/penguasa, adat atau persetujuan/kesepakatan umum yang kemudian dipergunakan sebagai model, contoh atau titik acuan, titik awal. Pendapat lain mengatakan bahwa standard adalah sesuatu yang dibentuk oleh penguasa/otoritas sebagai aturan/ketentuan/batasan untuk suatu ukuran: kuantitas/jumlah, berat, luas, nilai, waktu atau bahkan kualitas/ mutu. Pertanyaan yang muncul dimasyarakat adalah “mengapa harus standard”.
Jawabannya adalah bahwa hasil produksinya:
- Agar terukur.
Sesuatu proses, hasil kegiatan dari proses tersebut agar memiliki tingkat nilai tertentu, maka harus ada aspek tertentu yang dapat diukur, seberapa besar/ tinggi/luasnya, sehingga dengan nilai ukur yang dicapai akan menunjukkan seberapa besar/tinggi/luas dari proses tersebut.
- Agar bisa diterima
Untuk dapat memberikan informasi kepada masyarakat khususnya pemesan barang cetakan, maka peran standard suatu produk dinilai sangat penting, karena dengan tingkat standard yang telah ditetapkan dan disetujui menjadi jalan penghubung kepada pemesan untuk menerima hasil proses produksi
- Agar berkualitas
Nilai standard dari setiap tahapan kegiatan produksi yang telah dihasilkan dan disepakati dan menjadi pedoman/standard kegiatan lanjutan, maka dengan standard ini akan dapat menjamin kualitas produk, sehingga antara produsen dan konsumen tidak perlu was-was dan selalu khawatir akan hasil produknya.
- Agar timbul rasa puas
Kepuasan dari pelanggan/konsumen/customer akan hasil produk suatu produsen, adalah menjadi titik penting didalam proses berproduksi. Karena dengan kepuasan pelanggan itu perusahaan akan berjalan baik dan diusahakan akan berkembang pesat.
Prosedur Standard Operasi (Standard Operation Presedure / SOP) Teknik Produksi Cetak Ofset adalah suatu ketentuan/prosedur/langkah-langkah yang harus diketahui/dilewati/dikerjakan oleh orang/kelompok/petugas dalam melaksanakan kegiatan produksi secara teratur/terencana/terpadu sehingga akan diperoleh/ dihasilkan suatu produk yang diakui/disepakati/diterima oleh semua pihak yang berkaitan dengan produk tertentu.
RUANG LINGKUP “ SOP “ PRODUKSI CETAK
Kegiatan SOP Produksi Cetak meliputi kegiatan yang cukup luas, bahkan sebelum perusahaan itu menerima order/pesanan, maka semua unsur dan faktor produksi didalam perusahaan itu harus distandardkan, seperti mesin-mesin produksi, peralatan pendukung produksi, dll. Kemudian dengan diawali penerimaan order/pesanan, setelah diterima, diproses, dianalisa baik teknik produksi maupun biaya order oleh Bagian/Manager Marketing, order diterima, mulai muncul Surat Perintah Kerja (SPK) dari Perencanaan Pengendalian Produksi (Planing Production and Controll / PPC), dilengkapi dengan informasi tentang kesiapan bahan produksi, dilanjutkan ke bagian persiapan produksi (pre-press), terus ke bagian produksi dan selanjutnya ke bagian penyelesaian produksi.
Setiap bagian ini pada akhir tugasnya memberikan laporan ke bagian PPC untuk bahan evaluasi khususnya evaluasi tentang waktu pelaksanaan pekerjaan. Ini penting karena waktu yang diperlukan dan disediakan pada setiap bagian merupakan bagian dari waktu penyelesaian secara keseluruhan dan menjadi kesepakatan dengan pemesan. Pada akhir kegiatan produksi adalah pengepakan, pengemasan dan distribusi ke pemesan.
Syarat-syarat melakukan SOP Produksi Cetak tidak saja dilakukan oleh para operator mesin cetak, akan tetapi seluruh petugas didalam perusahaan itu yang dimulai dari petugas yang menerima order/pesanan (dibeberapa perusahaan percetakan memberi tugas penerima order itu sebagai “Customer Service” yaitu petugas yang menerima order, menganalisa order, mengevaluasi order apakah perusahaan mampu dan mau menerima order. Dalam menganalisa order, customer service memperhatikan benar kemampuan peralatan/mesin-mesin, sistem proses produksi perusahaan dan kemampuan SDM produksi untuk mengolah dan mengerjakan order. Hasil analisa customer service akan dipergunakan untuk menetapkan waktu produksi dan biaya produksi, kalau mungkin menetapkan tingkat kualitas yang dapat dicapai oleh perusahaan.
Didalam melakukan standardisasi prosedur operasi produksi cetak, diperlukan berbagai sarana dan kelengkapan opersional untuk digunakan sebagai bahan penentuan standard, seperti :
- Materi, data spesifikasi order yang mencakup : ukuran cetak, jenis kertas, jenis teknik produksi cetak, ukuran jadi, jumlah warna, sistem penyelesaian, waktu produksi, waktu penyelesaian.
- Proof/cetak coba, yang akan dipergunakan untuk menentukan posisi, tingkat kualitas, kontras warna.
- Surat Perintah Kerja Produksi, merupakan dokumen order yang diterbitkan oleh Perencana dan Pengendali Produksi sebagai hasil dari kesepakatan dengan pemesan/customer.
- Instruksi Kerja Cetak, merupakan data dan informasi yang dipergunakan sebagai acuan dalam melaksanakan order pekerjaan sesuai dengan prosedur.
- Standard acuan mutu, adalah suatu pedoman tingkat mutu yang harus dicapai dalam proses produksi cetak.
- Daftar data pemeriksaan cetak, adalah suatu data yang dipergunakan untuk memeriksa proses penyelesaian produksi cetak.
- Laporan produksi cetak, berisikan tentang :
1). spesifikasi produk sesuai dengan SPK,
2). lama waktu yang diperlukan untuk mengerjakan/menyelesaikan
order/pesanan;
3). Jumlah pemakaian setiap jenis bahan baku produksi;
4). Jumlah waste/kerusakan akibat produksi setiap bahan pada tiap
proses produksi;
5). Analisa permasalahan pada setiap tahapan produksi.
Oleh :
SOEBARDIANTO
Pengajar pada Politeknik Negeri Media Kreatif
Pengajar pada Sekolah Tinggi Media Komunikasi, Trisakti
Selengkapnya terdapat pada majalah Print Media edisi 73
